“직원에게 급여명세서 안 주면 과태료 최대 500만 원”…소상공인 반드시 알아야 할 급여명세서 교부 의무
소상공인 매장에서 근무하는 직원에게 급여를 지급할 때, 급여명세서를 교부하지 않으면 법 위반이 된다는 사실을 알고 있는 사장님은 많지 않다.
2021년 11월 19일부터 시행된 근로기준법 제48조에 따라, 모든 사업주는 근로자에게 급여를 지급할 때마다 ‘임금명세서(급여명세서)’를 반드시 교부해야 한다.
급여명세서, 왜 꼭 줘야 하나
그동안 일부 사업장은 통장 이체 내역만 보여주거나 “이번 달 월급 얼마야”라는 말로만 처리하는 경우가 많았다. 하지만 법이 바뀌면서 이는 명백한 위반 사항이 됐다.
급여명세서를 교부하지 않거나, 항목이 누락된 상태로 교부할 경우에도 최대 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있다.
특히 퇴사 후 근로자가 “급여명세서를 받지 못했다”고 노동청에 진정을 제기하면, 실제로 조사와 과태료 부과가 즉시 진행되는 사례가 빈번하다.
급여명세서에 꼭 포함돼야 하는 항목
급여명세서는 단순히 ‘이번 달 월급 200만 원’이 아니라, 세부 내역을 명확히 구분해야 한다.
고용노동부는 아래 항목들을 명시하도록 규정하고 있다.
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기본급 및 각종 수당 (연장·야간·휴일수당, 식대, 교통비 등)
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공제 항목 (국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험, 소득세·지방소득세 등)
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총지급액 및 실지급액(입금액)
이 항목 중 일부라도 빠지면 형식적으로 명세서를 줬다 하더라도 ‘교부의무 불이행’으로 간주될 수 있다.
전달 방법은 다양하지만, “증거”가 중요
법적으로는 종이뿐 아니라 전자문서(PDF, 이메일, 문자, 카카오톡 등) 형태로도 교부할 수 있다. 단, 전송된 내역을 나중에 증빙할 수 있어야 한다.
따라서 이메일 전송, 카카오톡 PDF 파일 첨부 등 보낸 기록이 남는 방법이 가장 안전하다.
| 전달 방식 | 인정 여부 | 비고 |
|---|---|---|
| 종이 출력 후 직접 전달 | ✅ | 가장 확실한 방법 |
| 이메일로 PDF 전송 | ✅ | 증거 남기기 쉬움 |
| 카카오톡 등 메신저 파일 전송 | ✅ | 파일 형태일 경우만 인정 |
| 말로만 고지 or 통장 입금만 | ❌ | 법 위반 |
⚠️ 실제 과태료 사례도 증가 추세
최근에는 편의점, 음식점, 미용실 등 소규모 매장에서도 급여명세서 미교부로 인한 과태료 처분 사례가 늘고 있다.
예를 들어 한 편의점 점주는 직원에게 통장 입금만 하고 명세서를 주지 않았다가, 퇴사 후 진정으로 300만 원의 과태료를 부과받은 사례가 있다.
이처럼 소상공인 입장에서는 사소하게 느껴질 수 있는 행정 절차가 실제로는 법적 리스크로 이어질 수 있기 때문에, 사전에 체계적인 관리가 필요하다.
급여명세서, 이렇게 관리하면 안전하다
전문가들은 급여명세서를 다음과 같이 관리할 것을 권장한다.
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세무사무실 또는 급여 프로그램을 통해 자동 발행
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국세청 홈택스 ‘근로소득 간이지급명세서’ 등록 시 자동 생성
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직원별 급여명세서 PDF 파일 보관 (노무 분쟁·세무조사 대비)
특히 직원이 여러 명이거나 인건비 구조가 복잡한 매장은, 세무 프로그램과 4대보험 시스템을 연동해 자동 발송 기능을 설정하면 실무 부담이 크게 줄어든다.
하랑경영컨설팅 조언
급여명세서 교부는 단순한 서류 절차가 아니라, 근로자와 사업주 간 신뢰의 시작입니다. 특히 개인사업자는 세무·노무 관리가 분리돼 있으면 누락 위험이 높기 때문에, 세무사와 연동된 관리 시스템을 구축하는 것이 좋습니다.
또한 급여명세서 미교부로 인한 과태료는 단순 경고로 끝나지 않는 경우도 있으니, 이번 기회에 꼭 정비해야 합니다.
비즈데일리 최진호 기자 |
